Soubory, verze a sdílení

Jednotné pojmenování a čistá historie verzí ušetří všem hodiny hledání.

Pojmenování souborů

Firemní klíč: RRRR-MM-DD_projekt_typ_v01.pdf

Správně

Špatně

Diakritika a mezery

V názvech nepoužívejte diakritiku, mezery ani speciální znaky. Mezeru nahrazujeme podtržítkem _.

1
Nová verze = zvýšit číslo
Když upravíte schválený dokument, uložte ho jako v02,v03 atd. Předchozí verzi nemažte.
2
Finální dokument
Po schválení přejmenujte na v_final a přesuňte do složky Schváleno.
3
Historie v Nextcloudu
Ke starším verzím se dostanete přes tři tečky u souboru → Verze. Můžete jakoukoli obnovit.
4
Zamknutí souboru
Finální dokument uzamkněte pravým klikem → Zamknout. Nikdo ho pak neupraví, dokud zámek nesundáte.

Sdílejte konkrétnímu člověku nebo skupině. Nepoužívejte veřejný odkaz. Nastavte oprávnění — čtení, úpravy, nebo jen komentování.

Vždy s heslem a datem expirace (max. 30 dní). Heslo pošlete jiným kanálem než odkaz — např. SMS.

Nikdy nesdílejte celou hlavní složku

Sdílejte jen konkrétní podsložku nebo soubor. Sdílení celé „Klienti“ může omylem vystavit data všech ostatních klientů.